Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa, dịch vụ sẽ cần đến vị trí công việc điều phối viên. Vậy điều phối viên là gì? Họ thực hiện những công việc nào? Cần có những kỹ năng gì để trở thành điều phối viên chuyên nghiệp? Tất cả các câu hỏi này sẽ được giải đáp ngay trong phần trình bày sau.
Điều phối viên là gì? Thực hiện những công việc nào?
Điều phối viên là những người lên kế hoạch, tổ chức và sắp xếp công việc. Trong đó, nhân viên điều phối phải đứng ra theo dõi quá trình thực hiện để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ. Đồng thời họ sẽ quan sát và xử lý những tình huống phát sinh, điều hướng nhân viên thực hiện công việc để cùng nhau hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Cụ thể, công việc của một điều phối viên được phân chia như sau:
Bên ngoài doanh nghiệp: Các điều phối viên có nhiệm vụ phối hợp với các đối tác để tổ chức công việc, đưa ra các chính sách nhằm gắn kết các đối tác và thống nhất trong hoạt động. Ngoài ra, họ còn phối hợp với các đơn vị để hỗ trợ cho các dự án, xây dựng các chương trình liên kết mở rộng thị trường để phát triển các sản phẩm của công ty.
Bên trong doanh nghiệp: Nhiệm vụ của điều phối viên bên trong doanh nghiệp là phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện một số công việc nội bộ trong các dự án. Trong đó là lập kế hoạch thực hiện các dự án, ghi nhận các phản hồi và thực hiện việc báo cáo các hoạt động diễn ra trong nhiệm vụ được giao. Đồng thời trực tiếp hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra quá trình thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới.
Bên cạnh đó, nhiệm vụ của điều phối viên còn thu thập thông tin, lưu trữ và quản lý hồ sơ, xử lý các số liệu để tổng hợp tình hình. Từ đó tiến hành phân tích và đánh giá kết quả công việc để báo cáo cho lãnh đạo cấp trên và phục vụ trong công tác quản lý nhà nước.
Các kỹ năng cần có của một điều phối viên chuyên nghiệp
Để trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp thì trước tiên các bạn cần biết những kỹ năng cần có để đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong đó, có những kỹ năng quan trọng như sau:
Kỹ năng điều phối: Đây là một kỹ năng bắt buộc của một điều phối viên để vận hành công việc. Trong đó, các bạn sẽ đóng vai trò là người giám sát để thúc đẩy và gắn kết các thành viên để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu không có kỹ năng này thì công việc sẽ bị tồn đọng và không bao giờ hoàn thành đúng tiến độ.
Kỹ năng hướng dẫn: Điều phối viên sẽ thường xuyên lên kế hoạch và sắp xếp công việc cho nhân viên của mình. Do vậy, các bạn cần có kỹ năng hướng dẫn để nhân viên hiểu rõ và thực hiện tốt nhiệm vụ của họ.
Kỹ năng quản lý thời gian: Nếu hoạt động trong lĩnh vực sự kiện thì kỹ năng quản lý thời gian đối với điều phối viên là cực kỳ quan trọng. Bởi các sự kiện thường phát sinh thời gian diễn ra có khi quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Do vậy, các điều phối viên cần chủ động trong mọi việc để chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch.
Kỹ năng giao tiếp: Điều phối viên sẽ thường xuyên tiếp xúc với các đối tác để hoàn thành dự án. Đồng thời họ sẽ làm trung gian giữa cấp trên và nhân viên cấp dưới, làm việc với các phòng ban liên quan. Vì vậy, các điều phối viên cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo và đàm phán để mang đến thành công trong công việc.
Kỹ năng tiếp thu cái mới: Công việc điều phối viên không chỉ trực tiếp giám sát mà các bạn cần quản lý nhân viên thông qua phần mềm công nghệ. Do vậy, chúng ta cần tiếp thu và học hỏi các phần mềm ứng dụng để quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Quy trình điều phối công việc theo đúng chuẩn
Mỗi một lĩnh vực khác nhau thì điều phối viên sẽ có những cách thức hoạt động khác nhau. Nhưng chung quy một quy trình điều phối công việc theo đúng chuẩn sẽ tiến hành theo các bước sau:
Xác định mục tiêu: Để bắt đầu công việc thì các bạn cần hiểu rõ mục tiêu cần đạt được. Khi đã xác định được mục tiêu thì mới chuẩn bị những nội dung cần thiết, trong đó bao gồm quá trình thực hiện và thời gian hoàn thành.
Lên kế hoạch thực hiện: Khi đã xác định được mục tiêu và có cái nhìn tổng quan về bức tranh công việc thì chúng ta mới tiến hành lên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Ví dụ khi lên một kế hoạch tổ chức sự kiện thì các bạn cần chuẩn bị những gì để quá trình sự kiện diễn ra suôn sẻ ở các giai đoạn trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện.
Phân công và kiểm soát: Sau khi lên kế hoạch chi tiết và phổ biến đến từng thành viên thì điều phối viên sẽ phân công và trực tiếp hướng dẫn công việc. Đồng thời kiểm soát quá trình thực hiện để đôn đốc thời gian hoàn thành, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Với những phân tích trên đã giúp chúng ta hiểu rõ điều phối viên là gì. Nhìn chung, đây là công việc đầy tiềm năng phát triển mà các bạn có thể tìm thấy trong các lĩnh vực như: vận tải, tổ chức sự kiện, điều phối kho hàng và giao hàng… Đây cũng là công việc mang đến thu nhập ổn định nhờ lương và thưởng hấp dẫn. Mọi người có thể cân nhắc lựa chọn hướng đi vững chắc trong ngành nghề này nhé!
Phản hồi gần đây